Erklärfilm für Behörden und öffentliche Auftraggeber: Wie Verwaltung, Kommune und Verband ein Thema verständlich machen

Ein Erklärfilm für eine Behörde, eine Kommune, eine Wirtschaftsförderung oder einen Verband hat ein besonderes Publikum: alle. Gemeint sind die Antragstellerin ohne Fachwissen, der Handwerksmeister mit wenig Zeit und die Nachbarn eines Bauvorhabens. Ob der Film sie erreicht, entscheidet sich schon vor der Produktion — bei klarer Sprache, einer Kernbotschaft je Film und einer frühen Abstimmung mit allen beteiligten Stellen.

Wie lässt eine öffentliche Einrichtung ein Erklärvideo erstellen? Die kurze Antwort: Legen Sie zuerst fest, welche eine Frage der Film beantwortet und wer ihn sieht. Holen Sie dann alle Stellen an den Tisch, die später freigeben. Erst danach geht es um Animation oder Realfilm, um Länge und Gestaltung. Bei eyeris steht diese Klärung vor jedem Drehtag und vor jeder ersten Zeichnung — beim animierten wie beim gedrehten Erklärfilm.

Wo ein Erklärfilm in Verwaltung, Kommune und Verband arbeitet

Ein Erklärfilm lohnt sich überall dort, wo dieselbe Frage immer wieder gestellt wird.

• Antragsverfahren: welche Unterlagen nötig sind, welche Schritte folgen, was nach dem Antrag passiert. Ein Film auf der Antragsseite beantwortet Fragen, bevor sie gestellt werden.
• Bürgerinformation: neue Angebote, geänderte Abläufe, neue Wege. Für die Rostocker Straßenbahn AG zeigt ein Erklärvideo in einer Minute, wie RSAG-FLEX funktioniert — der Bus auf Bestellung.
• Bauvorhaben und Planungen: was entsteht, warum, und was sich für Anwohner ändert. Animation zeigt, was es noch nicht gibt. Der Erklärfilm „Energiehafen Rostock“ für Rostock Port zeigt, wie aus Windstrom Wasserstoff wird.
• Förderprogramme: wer antragsberechtigt ist, wie der Weg zum Zuschuss aussieht, welche Fristen gelten — für Unternehmen, Vereine oder Privatleute.
• Messen und Standortmarketing: Für Invest in Mecklenburg-Vorpommern, die Wirtschaftsförderung des Landes, entstand eine Reihe von Kurzanimationen für internationale Investoren — je Branche und Thema ein Film, alle im selben Gestaltungsraster. Sie laufen auf Messen, in Präsentationen und im Netz.

Weitere Filme für Verwaltungen, Unternehmen der öffentlichen Hand und Verbände finden Sie unter Öffentliche Hand & Verbände.

Vor der Produktion: klare Sprache und eine Kernbotschaft je Film

Der häufigste Grund, warum ein Erklärfilm nicht wirkt, ist nicht die Gestaltung. Es ist der Text. Verwaltungstexte sind genau, aber oft für Fachleute geschrieben. Ein Film hat keine Fußnoten. Er muss in gesprochener Sprache funktionieren, beim ersten Hören.

• Eine Frage je Film. Wer drei Verfahren in einem Film erklärt, erklärt keines richtig. Besser ist eine Reihe kurzer Filme, die gleich aussehen — wie die Reihe für Invest in MV.
• Alltagswörter statt Fachbegriffe. Wo ein Fachbegriff nötig ist, weil er im Formular steht, wird er einmal erklärt.
• Kurze Sätze, ein Gedanke je Satz. Was sich nicht flüssig vorlesen lässt, gehört nicht in den Sprechertext.
• Ein klarer nächster Schritt. Am Ende steht, was die Zuschauer jetzt tun: Formular ausfüllen, Termin buchen, Unterlagen bereitlegen.

Ein einfacher Test: Lesen Sie den Sprechertext jemandem vor, der nicht in Ihrem Haus arbeitet. Was diese Person danach nicht mit eigenen Worten wiedergeben kann, ist zu viel oder zu kompliziert. Wie aus einer Kernbotschaft Schritt für Schritt ein fertiger Film wird, beschreibt unser Beitrag Erklärfilm erstellen lassen in fünf Schritten.

Animation oder Realfilm?

Für Verfahren, Zusammenhänge und Vorhaben, die es noch nicht gibt, passt meist Animation. Sie vereinfacht, ohne zu verfälschen. Sie lässt sich leichter in andere Sprachen übertragen und einfacher anpassen, wenn sich ein Detail im Verfahren ändert. Gedreht wird, wenn Ort und Menschen die Antwort sind: der Weg durch das Bürgerbüro, die Ansprechpartnerin, die man später am Schalter trifft, ein Betrieb, der ein Förderprogramm schon nutzt. Oft ist die Mischung am stärksten — echte Bilder mit eingeblendeten Grafiken.

Drei Fragen, die die Entscheidung leichter machen, stehen in unserem Beitrag Erklärfilm: animiert oder gedreht?. Beispiele für gedrehte Erklärfilme finden Sie unter Erklärfilm als Realfilm.

Barrierefreiheit im Film: verständlich für alle

Ein Film der öffentlichen Hand richtet sich auch an Menschen, die schlecht hören oder sehen, wenig Deutsch sprechen oder sich mit Texten schwertun. Barrierefreiheit gehört deshalb ins Konzept, nicht in den letzten Arbeitsschritt.

• Untertitel: Sie helfen Menschen mit Hörbeeinträchtigung — und allen, die den Film ohne Ton sehen, im Wartebereich oder unterwegs.
• Gut lesbare Gestaltung: kräftige Kontraste, große Schrift und Einblendungen, die lange genug stehen bleiben.
• Ruhiges Sprechtempo: Pausen zwischen den Gedanken und keine Musik, die die Stimme überdeckt.
• Fassungen in Leichter Sprache: auf Wunsch eine eigene Fassung mit vereinfachtem Text. Solche Texte werden üblicherweise von Menschen aus der Zielgruppe geprüft — das gehört in den Zeitplan.

Welche Anforderungen an Barrierefreiheit für Ihre Einrichtung verbindlich gelten, klären Sie bitte mit der zuständigen Stelle in Ihrem Haus. Wir setzen um, was Sie festlegen. Ein Tipp: Stellen Sie den Sprechertext zusätzlich als Text neben den Film. Das hilft Menschen, die lieber lesen — und KI-Assistenten, die ihre Antworten aus Texten ziehen. Worauf es bei der Sichtbarkeit in KI-Suchen ankommt, fasst Michael Selck in seiner Checkliste für KI-Suche und GEO zusammen.

Freigabeschleifen mit mehreren Ämtern planen

In einer Verwaltung gibt selten eine Person allein frei. Fachamt, Pressestelle und Leitung reden mit, oft auch Datenschutz oder die Beauftragten für Gleichstellung und Inklusion. Das ist richtig so. Es muss nur am Anfang stehen, nicht am Ende.

• Alle Beteiligten ins erste Gespräch: Wer später freigibt, bestimmt die Kernbotschaft mit.
• Eine Ansprechperson: Sie sammelt Rückmeldungen und gibt sie gebündelt weiter. Widersprüche werden im Haus geklärt, nicht im Schnitt.
• Feste Freigabepunkte: Kernbotschaft, Sprechertext, Storyboard, erste Fassung. Was freigegeben ist, bleibt freigegeben.
• Zeit für Gremien: Muss ein Ausschuss oder die Hausleitung zustimmen, gehören deren Termine in den Zeitplan.

Besonders aufwendig sind späte Änderungen am Sprechertext — dann muss neu gesprochen und neu animiert werden. Wie Sie Ihren Film sehen, bevor er entsteht, lesen Sie in Moodboard und Storyboard. Den ganzen Weg vom ersten Gespräch bis zur Abgabe zeigt So entsteht Ihr Film.

Nutzungsrechte für dauerhafte und vielfältige Verwendung

Ein Erklärfilm der öffentlichen Hand läuft oft lange und an vielen Orten: auf der Website, in sozialen Netzwerken, auf dem Bildschirm im Wartebereich, auf Messen und in Präsentationen. Manchmal sollen ihn auch Partner zeigen — Gemeinden, Kammern oder die Mitglieder eines Verbands. Klären Sie deshalb vor dem Auftrag:

• Kanäle und Orte, an denen der Film laufen soll — auch die, die erst später dazukommen.
• Dauer der Nutzung, besonders für Musik und Sprecherstimme.
• Weitergabe an Dritte, etwa an Partnerkommunen oder Mitgliedsbetriebe.
• Bearbeitung, also ob später Kurzfassungen, Übersetzungen oder Aktualisierungen entstehen dürfen.

Bei eyeris steht der Umfang der Nutzungsrechte von Anfang an im Angebot. Was Sie dabei beachten sollten, lesen Sie in Nutzungsrechte beim Film: Was Sie vor dem Auftrag klären sollten. Eine rechtliche Prüfung im Einzelfall ersetzt das nicht — sie bleibt Sache Ihrer Rechts- oder Vergabestelle.

Fazit

Ein Erklärfilm für Behörde, Kommune, Wirtschaftsförderung oder Verband ist dann gut, wenn ihn alle verstehen — nicht nur die Fachleute, die ihn beauftragt haben. Das entscheidet sich vor der Produktion: eine Frage je Film, Sätze, die man vorlesen kann, Barrierefreiheit im Konzept und alle Stellen, die freigeben, von Anfang an am Tisch. Wenn Bürgerinnen, Bürger, Unternehmen oder Mitglieder Ihnen immer wieder dieselbe Frage stellen, schreiben Sie uns über das Kontaktformular. Wir klären gemeinsam, welcher Film diese Frage beantwortet — bevor gezeichnet oder gedreht wird.

Mehr dazu: Erklärfilm bei eyeris · Filme für die öffentliche Hand · So entsteht Ihr Film · Kontakt