Tagung und Vortrag filmen lassen: Wie aus einem Kongress ein Mitschnitt wird, den man sich auch danach ansieht

Wer eine Tagung oder einen Vortrag filmen lassen möchte, will meist kein Stimmungsvideo, sondern Wissen festhalten: für Mitglieder, für alle, die nicht kommen konnten, für die eigene Website. Ob ein Vortragsmitschnitt danach wirklich angesehen wird, entscheidet sich vor allem an drei Stellen — am Ton, am Bildaufbau und daran, wie Rednerbild und Folien zusammenfinden. Was Veranstalter, Verbände und Kammern vor dem Kongress klären sollten.

Ein Fachvortrag lebt von seinem Inhalt. Im Saal tragen ihn Raum, Stimme und Gemeinschaft. Auf dem Bildschirm fällt all das weg. Dort bleibt nur, was die Aufnahme hergibt: Kann ich die Rednerin verstehen? Sehe ich, worauf sie zeigt? Kann ich die Folie lesen? Ist eine dieser Fragen mit Nein beantwortet, schließt der Zuschauer das Fenster. Die gute Nachricht: Fast alles davon lässt sich vor dem Veranstaltungstag regeln.

Mitschnitt oder Veranstaltungsfilm: zwei Aufgaben, ein Tag

Ein Vortragsmitschnitt ist kein Aftermovie. Der Aftermovie erzählt, wie sich der Tag angefühlt hat — mit Musik, Tempo und Stimmen aus dem Foyer. Der Mitschnitt hält fest, was gesagt wurde, vollständig und in Ruhe. Er wird nicht wegen der Atmosphäre angesehen, sondern weil jemand den Inhalt braucht. Beides schließt sich nicht aus. An einem Tag kann eine feste Kamera den Vortrag aufnehmen, während ein zweites Team im Saal und im Foyer für den Veranstaltungsfilm dreht. Wie ein solcher Rückblick entsteht, beschreiben wir im Beitrag Eventfilm: Wie aus einer Veranstaltung ein Film wird, der länger wirkt als der Abend. Der Aftermovie zur Konferenz der SIV.AG zeigt, wie Vorträge, Gespräche und Eindrücke der Teilnehmenden in einem kurzen Film zusammenkommen. Wichtig ist nur, dass vorher feststeht, welche der beiden Aufgaben Vorrang hat.

Raum und Licht: was die Kamera vom Saal braucht

Viele Tagungsräume sind für Beamer gebaut, nicht für Kameras. Der Saal wird verdunkelt, damit die Leinwand gut zu sehen ist — und die Person am Rednerpult steht im Halbdunkel. Für das Publikum ist das kein Problem, für den Film schon. Klären Sie deshalb vorab:

• Licht am Rednerpult: Gibt es eine Bühnenbeleuchtung oder Spots, die das Gesicht aufhellen, ohne auf die Leinwand zu fallen? Wenn nicht, bringen wir eigenes Licht mit und richten es so ein, dass es nicht blendet.
• Tageslicht: Fenster hinter dem Rednerpult machen aus Menschen Schattenrisse. Lassen sich Vorhänge schließen oder das Pult versetzen?
• Hintergrund: Eine ruhige Wand oder ein Banner wirkt besser als Notausgang, Kabelsalat oder Garderobe.
• Zugang und Aufbau: Wann ist der Raum frei? Wer kennt die Technik des Hauses?

Ton: Rednerpult, Headset und Podiumsdiskussion

Ein unscharfes Bild verzeiht man einem Mitschnitt, einen schlechten Ton nicht. Das Mikrofon der Kamera steht zu weit weg und nimmt vor allem den Raum auf: Hall, Husten, Stühlerücken. Sauber wird der Ton nur, wenn er nah an der Stimme abgenommen wird. Am einfachsten ist ein Anschluss an das Mischpult der Beschallungsanlage. Fragen Sie den Haustechniker früh, ob das möglich ist. Zusätzlich sichern wir den Ton gern mit einem eigenen Ansteckmikrofon am Redner ab.

Schwieriger ist die Podiumsdiskussion. Hier sprechen mehrere Menschen, oft durcheinander, und Fragen kommen aus dem Publikum. Jede Person auf dem Podium braucht ein eigenes Mikrofon. Für Publikumsfragen braucht es ein Handmikrofon, das herumgereicht wird. Sonst hört man im Film zwar die Antwort, aber nicht die Frage. Ein kurzer Satz der Moderation hilft ebenfalls: „Die Frage war …“ — dann versteht sie auch, wer später zuschaut.

Kameraposition: gut sehen, ohne gesehen zu werden

Das Publikum ist wegen des Vortrags gekommen, nicht wegen des Kamerateams. Die Hauptkamera steht deshalb meist erhöht im hinteren Teil des Saals oder am Rand eines Mittelgangs, mit langer Brennweite auf das Pult. So nimmt sie niemandem die Sicht. Eine zweite Kamera seitlich vorn kann Totalen, Gesten und das Publikum zeigen und macht den Schnitt lebendiger. Klären Sie mit dem Haus, wo Stative stehen dürfen, wo Kabel verlaufen und welche Fluchtwege frei bleiben müssen. Und bitten Sie die Referenten, nach Möglichkeit am Pult oder in einem abgesprochenen Bereich zu bleiben. Wer durch den ganzen Saal läuft, läuft auch aus dem Bild.

Folien: wie Präsentation und Rednerbild zusammenkommen

Eine abgefilmte Leinwand ist fast nie lesbar. Sie ist zu hell oder zu dunkel, verzerrt und flackert. Besser ist es, die Folien direkt zu übernehmen. Dafür gibt es zwei Wege: Wir zeichnen das Bildsignal am Präsentationsrechner mit auf, oder die Referenten geben ihre Präsentation nach dem Vortrag heraus, und wir setzen die Folien im Schnitt passend zum Gesagten ein. Im fertigen Film wechseln dann Rednerbild und Folie — oder beide stehen nebeneinander, die Person klein, die Folie groß. So bleibt beides sichtbar: was gesagt und was gezeigt wird. Fragen Sie die Referenten deshalb früh, ob sie mit eigenem Rechner kommen, welches Format die Präsentation hat und ob sie die Folien für den Film freigeben.

Einverständnis der Referenten früh einholen

Nicht jede Referentin möchte, dass ihr Vortrag dauerhaft im Netz steht. Manche Folien enthalten Bilder oder Grafiken, an denen andere die Rechte halten, manche Inhalte sind nur für den Saal gedacht. Fragen Sie deshalb schon mit der Einladung zum Vortrag, ob aufgezeichnet werden darf und wo der Mitschnitt erscheinen soll: öffentlich auf der Website, im geschlossenen Mitgliederbereich oder nur intern. Weisen Sie auch die Gäste in der Einladung und am Eingang auf die Aufnahmen hin. Welche Rechte bei einem Film grundsätzlich eine Rolle spielen, beschreibt der Beitrag Nutzungsrechte beim Film: Was Sie vor dem Auftrag klären sollten. Was im Einzelfall rechtlich gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung. Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung.

Schnitt: Einzelvorträge und kurze Ausschnitte für Ihre Kanäle

Niemand sieht sich einen ganzen Kongresstag am Stück an. Deshalb schneiden wir die Aufzeichnung in einzelne Vorträge, jeder mit eigenem Anfang, eingeblendetem Namen und Thema. So findet jeder genau den Beitrag, der ihn interessiert. Pausen, Umbauten und technische Pannen fallen heraus. Aus den Vorträgen lassen sich zusätzlich kurze Ausschnitte gewinnen: eine zentrale Aussage, eine gute Antwort aus der Diskussion, untertitelt für Social Media. Sie machen neugierig auf den ganzen Vortrag und auf die nächste Tagung. Wie solche Clips gezielt die richtigen Menschen erreichen, zeigt die Agentur hinter eyeris in ihrem Ratgeber zu Content und Film bei pxMEDIA. Und wenn die Vorträge dauerhaft auf Ihrer Website stehen sollen, lohnt ein Blick darauf, wie Videos auf der Website Vertrauen schaffen.

Fazit

Ein guter Vortragsmitschnitt entsteht vor dem Veranstaltungstag. Wer Licht am Pult, sauberen Ton für Redner und Podium, eine ruhige Kameraposition, die Übernahme der Folien und das Einverständnis der Referenten früh klärt, bekommt eine Aufzeichnung, die Wissen wirklich weitergibt — an Mitglieder, an Abwesende und an alle, die später auf Ihrer Website landen. Am selben Tag kann zusätzlich ein Veranstaltungsfilm entstehen, der die Stimmung festhält. Beispiele finden Sie auf unserer Seite Eventfilm bei eyeris. Wenn Sie eine Tagung planen, schreiben Sie uns über das Kontaktformular — am besten mit Datum, Ort und der Frage, wer den Mitschnitt später sehen soll.

Mehr dazu: Eventfilm bei eyeris · So entsteht Ihr Film · Kontakt