Eventfilm: Wie aus einer Veranstaltung ein Film wird, der länger wirkt als der Abend – Veranstaltungsfilm und Aftermovie richtig planen

Lange geplant, an einem Tag vorbei: Eine Veranstaltung lebt vom Moment. Ein Eventfilm sorgt dafür, dass dieser Moment nicht mit dem letzten Gast den Saal verlässt. Was ein Veranstaltungsfilm leisten kann, was vor dem Tag geklärt sein muss und welche Fassungen sich lohnen — vom ausführlichen Rückblick bis zum kurzen Aftermovie.

Messe, Fachtagung, Jubiläum, Sommerfest, Freisprechung: Der Anlass ist jedes Mal ein anderer. Die Frage dahinter ist fast immer dieselbe. Wie bleibt etwas von diesem Tag, das über die Erinnerung der Anwesenden hinausreicht? Ein Film kann das. Aber nur, wenn vorher feststeht, wofür er gebraucht wird. Ein Eventfilm ohne Aufgabe wird einmal angesehen und dann vergessen. Ein Eventfilm mit Aufgabe arbeitet noch, wenn die Stühle längst gestapelt sind.

Was ein Eventfilm leisten kann: Rückblick, Einladung, Material

Bevor wir über Kamera und Drehplan sprechen, klären wir mit Ihnen, was der Film nach der Veranstaltung tun soll. Meist sind es drei Aufgaben, oft alle zugleich.

• Rückblick: Wer dabei war, sieht den Tag noch einmal — und teilt ihn. Wer nicht dabei war, versteht, was er verpasst hat. Für Mitarbeitende, Mitglieder und Partner ist das eine Form von Wertschätzung.
• Einladung fürs nächste Mal: Der beste Grund, sich für die nächste Veranstaltung anzumelden, ist zu sehen, wie die letzte war. Ein Aftermovie auf der Anmeldeseite ersetzt viele Sätze über Atmosphäre und Programm.
• Material für Social Media und Website: Aus einem Drehtag entstehen kurze Ausschnitte, Stimmen und Stimmungsbilder, die Sie noch lange nach der Veranstaltung einsetzen können.

Ein Beispiel aus unserem Regal: Für den Fachverband GaLaBau Mecklenburg-Vorpommern e.V. haben wir die Freisprechung des Abschlussjahrgangs 2021 festgehalten — den Moment, in dem aus Auszubildenden Landschaftsgärtner werden, für alle, die dabei waren. Weitere Veranstaltungen, die wir begleitet haben, finden Sie auf unserer Seite zum Eventfilm mit Beispielen aus Messe, Tagung und Wettbewerb.

Den Ablauf kennen, bevor die Kamera läuft

Eine Veranstaltung lässt sich nicht wiederholen. Ein Grußwort wird einmal gehalten, ein Preis einmal überreicht. Deshalb ist die Vorbereitung beim Eventfilm wichtiger als bei fast jeder anderen Filmart. Wir brauchen vorab den Ablaufplan mit Uhrzeiten — und vor allem die Momente, auf die es Ihnen ankommt.

• Die Höhepunkte: Eröffnung, Hauptvortrag, Ehrung, Übergabe, Auftritt. Wo stehen die Menschen, aus welcher Richtung kommt das Licht?
• Die Räume: Bühne, Foyer, Ausstellung, Außenbereich. Wo darf das Kamerateam stehen, ohne Gästen die Sicht zu nehmen?
• Der Ton: Gibt es eine Beschallungsanlage, an die wir uns anschließen dürfen? Reden klingen im Film nur gut, wenn der Ton sauber aufgenommen ist.
• Die Ansprechperson: Wer kennt den Ablauf, wenn sich am Tag etwas verschiebt? Das passiert fast immer.

Aus diesen Angaben entsteht ein Drehplan, der sich nach Ihrer Veranstaltung richtet und nicht umgekehrt. Wie dieser Schritt in den ganzen Weg vom ersten Gespräch bis zur fertigen Datei eingebettet ist, zeigen wir auf der Seite So entsteht Ihr Film: der Ablauf in sieben Schritten.

Stimmen: wer im Veranstaltungsfilm spricht

Bilder zeigen, wie eine Veranstaltung aussah. Stimmen sagen, wie sie war. Kurze Aussagen von Gastgebern, Rednern und Gästen geben dem Film seinen Inhalt — und machen aus einer Bilderfolge einen Veranstaltungsfilm, der etwas erzählt. Der Aftermovie zur Konferenz der SIV.AG etwa zeigt Vorträge, Gespräche und die Eindrücke der Teilnehmenden.

Stimmen lassen sich planen, ohne dass sie gestellt wirken. Legen Sie vorher fest, wer sprechen soll: die Geschäftsführung, eine Hauptrednerin, einige Gäste aus verschiedenen Bereichen. Fragen Sie diese Personen vorab, ob sie bereit sind. Wir sprechen sie zu einem ruhigen Zeitpunkt an — vor Beginn, in einer Pause oder nach dem offiziellen Teil — und stellen Fragen, statt Texte vorzugeben. Ein kleiner, ruhiger Raum für diese Gespräche hilft sehr. Im Saal ist es dafür fast immer zu laut.

Einverständnisse: Gäste, Redner und Mitarbeitende

Auf einer Veranstaltung sind viele Menschen, und nicht alle möchten in einem Film erscheinen. Deshalb gehört der Hinweis auf Film- und Fotoaufnahmen in die Einladung und an den Eingang. Wer interviewt wird oder deutlich im Bild ist, gibt sein Einverständnis schriftlich. Für Redner und Künstler klären Sie vorab, ob ihr Auftritt aufgezeichnet und veröffentlicht werden darf. Das gilt auch für Musik, die auf der Veranstaltung läuft.

Hilfreich ist ein einfacher Weg für alle, die nicht gefilmt werden wollen — etwa eine Angabe bei der Anmeldung oder eine feste Ansprechperson vor Ort. Wie Sie Mitarbeitende auf einen Dreh vorbereiten, beschreiben wir ausführlich im Beitrag Dreh im eigenen Betrieb: So bereiten Sie Ihr Team auf den Drehtag vor. Was im Einzelfall rechtlich gilt, klären Sie bitte mit Ihrer Datenschutz- oder Rechtsberatung. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

Eventfilm, Veranstaltungsfilm, Aftermovie: welche Fassungen sinnvoll sind

Aus einem Drehtag entstehen am besten mehrere Fassungen, weil jede einen anderen Ort hat. Welche Sie brauchen, legen wir vor der Veranstaltung fest. Dann wird gezielt dafür gedreht — zum Beispiel auch im Hochformat.

• Der Veranstaltungsfilm: die ausführliche Fassung mit Stimmen und den wichtigsten Inhalten. Für Teilnehmende, Mitglieder, das Intranet und die Website.
• Der Aftermovie: kurz, mit Musik, getragen von Stimmung und Tempo. Er ist die Einladung fürs nächste Mal und gehört auf die Anmeldeseite.
• Kurze Clips für Social Media: eine Stimme, ein Höhepunkt, ein Satz — im Hochformat und mit Untertiteln, damit sie auch ohne Ton verstanden werden.
• Mitschnitte einzelner Vorträge: wenn Inhalte im Nachgang abrufbar sein sollen. Dafür braucht es eine eigene Kameraposition und sauberen Ton über die ganze Länge.

Für die kurzen Fassungen gilt dasselbe wie für jeden Spot in sozialen Netzwerken: Der Anfang entscheidet. Worauf es dort ankommt, lesen Sie im Beitrag Was ein Social-Media-Spot in den ersten drei Sekunden leisten muss.

Nach dem Abend: Wann der Film erscheinen sollte

Ein Eventfilm wirkt am stärksten, solange die Veranstaltung noch im Gespräch ist. Klären Sie deshalb vorher, wann welche Fassung erscheinen soll. Ein erster kurzer Clip bald nach der Veranstaltung hält die Stimmung fest. Der ausführliche Film folgt, wenn Schnitt und Freigabe abgeschlossen sind. Der Aftermovie bekommt seinen großen Auftritt, wenn die Anmeldung für das nächste Mal beginnt.

Planen Sie auch, wer den Film verbreitet: Ihre eigenen Kanäle, die Kanäle von Partnern und Rednern, der Newsletter, die nächste Einladung. Ein Film, der nur auf einer Festplatte liegt, wirkt nicht. Ein Film, der zur richtigen Zeit am richtigen Ort erscheint, arbeitet für Ihre nächste Veranstaltung.

Fazit

Ein Eventfilm wirkt länger als der Abend, wenn drei Dinge feststehen, bevor die Kamera läuft: wofür der Film gebraucht wird, welche Momente und Stimmen hineingehören und wer der Aufnahme zugestimmt hat. Dann entsteht aus einem Drehtag ein Veranstaltungsfilm für den Rückblick, ein Aftermovie als Einladung und Material für die Zeit danach. Beispiele finden Sie auf unserer Seite Eventfilm bei eyeris. Wenn Sie eine Veranstaltung planen, schreiben Sie uns über das Kontaktformular — am besten mit Anlass, Datum und dem Moment, auf den es Ihnen am meisten ankommt.

Mehr dazu: Eventfilm bei eyeris · So entsteht Ihr Film · Kontakt